В периоды неопределённости и стрессовых ситуаций в экономике каждый элемент бизнеса должен быть внимательно рассмотрен на предмет прибыльности и эффективного использования. Если аренда переговорной комнаты является распространённой услугой в коворкингах, то своим конференц-залом может похвастаться не каждое пространство. Сеть коворкингов BLOKS делится своим опытом организации работы конференц-залов. Честно и без искажения действительности. Кстати сервисный офис Москва есть на сайте blokclub.ru.
В ходе практической эксплуатации конференц-залов в разных городах сети, мы выделили 3 основных проблемных момента:
1. Эффективное администрирование
2. Качественная реклама
3. Органичность для пространства (зал не должен мешать)
Когда планируется пространство коворкинга возникает вопрос о наиболее выгодном использовании площадей. Прежде чем сделать выбор в пользу конференц-зала, необходимо решить для себя возможно ли эффективно справиться этими тремя проблемами.
1. Как сделать так, чтобы комьюнити-менеджер хорошо работал и не сошёл с ума?
Зал (или аудитория) для деловых и образовательных мероприятий, конференций или съездов, собраний или совещаний, презентаций или семинаров, лекций или творческих вечеров – любое из этих событий требует определённого администрирования со стороны персонала коворкинга. Чтобы стать эффективным, приносящим прибыль помещением, необходимо уделить особое внимание системе мотивации администраторов коворкинга. Они должны быть заинтересованы в необходимости выйти на работу в свой выходной день. Если верить порталу hh.ru, средняя зарплата администратора коворкинга в Москве составляет 50 000 рублей. Получать в 1,5-2 раза больше среднего заработка на такой же должности – это норма для администратора BLOKS.
На работу ходят за деньгами! Сделать достойную финансовую мотивацию – первый этап эффективного администрирования конференц-зала в коворкинге.
У администратора всегда должны быть стандарты работы
В это входит перечень услуг, которые оказывает конференц-зал коворкинга арендаторам, и пошаговый план их предоставления. Заказ пропусков на автомобили, распечатка и расстановка указателей для гостей, их встреча – каждый элемент взаимодействия пошагово описывается и чётко ограничивается. У клиентов нет сверх ожиданий, но обещанный сервис предоставляется в срок и качественно. Сотрудник коворкинга не должен бегать за потерявшимися по дороге участниками мероприятия, для избегания таких ситуаций предоставляется понятная информация как нас найти.
Часть проблем необходимости администрирования были решены инструкциями для арендаторов. Как подключить проектор, какой пароль от WI-FI – объявление в зале на видном месте. А в случае возникновения технических сложностей, всегда на связи штатный IT-специалист коворкинга BLOKS.
Администратор не должен чувствовать себя сферическим конём в вакууме! Определённость в вопросах «Как?», «Когда?» и «Зачем мне это?», вкупе с всесторонней поддержкой других отделов коворкинга, дают уверенность сотруднику, которую он транслирует на клиентов в ходе решения задач.
Конференц-зал — это логично для коворкинга
При проектировании коворкинга неотъемлемыми элементами являются кухня и зоны отдыха. Эти участки совместного использования могут быть конкурентным преимуществом для конференц-зала. С другой стороны, эту площадь можно использовать под смарт-офисы или OpenSpace-пространство. Дополнительный стимул организации зала для мероприятий в коворкинге делает необходимость создания возможностей для нетворкинга — это одно из важных составляющих наших площадок.
Учитывая положительный опыт московского коворкинга, при подборе помещения филиала сети BLOKS в Краснодаре, мы учитывали возможность строительства конференц-зала рядом с кухней и диванами. Эта аудитория вышла на прибыль через 6 месяцев после старта площадки и показала выручку в 1,3 раза большую, чем от сдачи в аренду смарт-офисов аналогичных по площади.